In guter Gesellschaft: So verändern Agenturen die Zusammenarbeit mit Kund*innen

Die Landschaft der Designagenturen und freiberuflichen Tätigkeiten hat in den letzten zwei Jahrzehnten dramatische Veränderungen erfahren. Nicht nur hat die Remotearbeit zu verstreuter arbeitenden Teams geführt, sondern auch Boutique-Agenturen sind aufgestiegen, um die einst die Branche dominierenden Giganten herauszufordern. Weg ist die Haltung, dass Design ein undurchsichtiger Prozess sei; stattdessen arbeiten Agenturen und Kundschaft eng zusammen und erstellen gemeinsam für jedes Projekt einen maßgeschneiderten Workflow. Innerhalb der Agenturen findet ebenfalls eine Veränderung der Rollen statt. „Jetzt, mehr denn je, muss man in allem gut bewandert sein“, sagt Judson Collier, Mitbegründer der Design Business Company. „Generalismus ist wieder im Kommen.“

Den kreativen Prozess über Zeitzonen und Teams hinweg zu steuern bedeutet, offene Kommunikation aufrechtzuerhalten, Raum für unterschiedliche Standpunkte zu schaffen und Tools zu nutzen, die die Arbeit beschleunigen. Wir haben mit einer Reihe von Agenturen und Freiberufler*innenn gesprochen, um zu erfahren, wie sie Ideen mit Figma anregen, erarbeiten und umsetzen – und wie sie bei jedem Schritt effektiv mit der Kundschaft zusammenarbeiten.

Wie Human und Jimini Health sich auf eine mutige Markenrichtung geeinigt haben

Als Rachael Yaeger und Michael Ray 2013 das digitale Studio Human gründeten, war es eine Ausnahme in der Branche, dass ein Team je nach Kundenbedarf wächst oder schrumpft; heute wird dies zur Norm. Human, dessen Mitarbeiterzahl zwischen 6 und 10 schwankt, zieht diese Struktur vor, da sie dem Team ermöglicht, eng mit den Kund*innen zusammenzuarbeiten, das Handwerk sowohl der Designer*innen als auch der Entwickler*innen betont und die Reibung verringert, die entstehen kann, wenn interne und Agenturteams separiert sind. „Wir befinden uns in diesem schönen Sweet Spot mit der Agilität und Expertise eines Freelancers, aber der Kohäsion, Erfahrung und Sicherheit einer großen Agentur“, sagt Rachael.

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Das Jimini-Branding-System beschwört das Spektrum menschlicher Emotionen herauf.

Human hat eine robuste, ADA-konforme Farbpalette für Jimini erstellt.

Die Fotografie von Molly Matalon schafft eine starke visuelle Identität …

… die in sozialen Medien, im Web und in der App konsistent bleibt.

Die Kundinnen und Kunden möchten auch enger mit den Agenturen zusammenarbeiten, die sie engagieren. „Traditionelle Managementebenen werden immer seltener“, sagt Rachael, die darauf hinweist, dass die Kundschaft sich wohler damit fühlt, externe Partner in ihre Teams einzubinden. Im Vergleich zu vor einem Jahrzehnt haben Kundinnen und Kunden auch ein höheres Designverständnis und eine größere Vertrautheit mit Designtools. „Figma spricht für die Flexibilität der Branche im Moment“, sagt sie. „Wir sind keine Anzugträger in einem Konferenzraum mit gedruckten PDFs mehr.“ Außerdem hat der Wechsel zur Remotearbeit zu weniger formellen, häufigeren Interaktionen geführt. „Wir senden einem Kunden einen Figma-Link, und sie hinterlassen ein paar Kommentare am Ende des Tages, und wir machen weiter“, sagt Rachael. „Die Dynamik ist jetzt freundlicher. Es ist weniger ein ‚Die Agentur ist Gott und weiß alles.‘“

Diese flüssige Arbeitsweise war entscheidend, als Human eine neue visuelle Identität und Website für Jimini Health schuf, ein KI-Unternehmen für psychische Gesundheit. Während sich die Teams im Sprint-Mode befanden, führten beide grundlegende Gespräche darüber, was die Marke verkörpern sollte. Human nutzte Figma Slides – ausgewählt, weil es einfach für Nicht-Designer*innen ist, einzusteigen – um Ideen, Recherchen und Moodboards zu organisieren, zu denen Jimini Kommentare abgeben konnte. Das führte zu einer Unterzeichnung der Markenrichtung in etwa zwei Wochen. Die Identität verwendet ein breites Farbspektrum als Metapher für menschliche Erfahrung – Klienten sind nicht oft so offen für Vielfalt, aber das Arbeiten im Gleichschritt half ihnen, sich zu einigen. „Sie konnten entscheidungsfreudig sein“, sagt Rachael. Human beendete den Rest der Designarbeit in etwa vier Wochen – ein Tempo, das nur möglich war, weil es gegenseitiges Vertrauen, ständige Kommunikation und Transparenz während des Prozesses gab.

Figma hilft auch dabei, Human den Besitz eines Projekts reibungslos zu übertragen. Als Jimini begann, das Markenbuch auf seine App anzuwenden, konnte das Team beispielsweise schnell Feedback darüber erhalten, ob UI-Elemente den Markenvorgaben entsprachen, indem Kommentare abgegeben wurden. „Figma ermöglicht es jedem, auf wirklich einfache Weise Zugang zur Zusammenarbeit zu haben“, sagt Rachael.

Wie PORTO ROCHA eine skalierbare Identität für VEEPS schuf

Für PORTO ROCHA, eine Agentur mit 32 Mitarbeiter*innen, deren Strategie-, Design-, Animations- und Interaktivteams weltweit tätig sind, ist Anpassungsfähigkeit der Schlüssel, um in einem designorientierten Markt hervorzustechen. Ihre Kunden aus den Bereichen Technik, Mode, Finanzen und Kultur reichen von Kunstgalerien wie der Kunsthalle Basel bis hin zu bekannten Namen wie Google. Die Arbeit in einer Vielzahl von Bereichen, Maßstäben und Medien beflügelt die Kreativität der Agentur. „Es ermöglicht uns, neugierig zu bleiben, unseren Ansatz in diesen Branchen zu ändern und Entscheidungen zu treffen, die im Kontext verwurzelt sind“, sagt Gabriela Carnabuci, Associate Design Director bei PORTO ROCHA.

In den letzten fünf Jahren hat PORTO ROCHA Figma in jeden Schritt seines Workflows integriert, von der Ideenfindung und anfänglichen Konzeptentwicklung über das Design bis hin zur abschließenden Übergabe. „Es ist ein Tool, das sich lebendig anfühlt“, sagt Gabriela. Und es ist für praktisch jedes Team unverzichtbar geworden, nicht nur für das Design. Das Strategieteam zum Beispiel verwendet FigJam, um Workshops mit Remotekunden abzuhalten und Forschung und Daten an einem Ort zusammenzuführen, was zur Klärung des Narrativs beiträgt. Interne Dateien ermöglichen es PORTO ROCHA, frei zu improvisieren, während externe Dateien die Agentur im Gespräch mit dem Kunden halten und gleichzeitig die inhärente Unordnung des Designprozesses enthalten.

Engagierte Zusammenarbeit bereitet die Kunden auch nach Abschluss des Projekts auf Erfolg vor. Dies war der Fall, als PORTO ROCHA die Marke und das Produkt für VEEPS neu gestaltete. Als offizielle Livestreaming-Plattform für Veranstaltungen von Live Nation und Ticketmaster hat VEEPS Millionen von Betrachter*innen mit Shows der größten Namen der Musik erreicht. Die Herausforderung bestand darin, eine starke visuelle Identität für die Plattform zu schaffen, während gleichzeitig Momente ermöglicht wurden, in denen die Künstler*innen glänzen können.

„Diese Balance zu finden, bedeutete, ein kohärentes, aber flexibles Erlebnis über Desktop, Mobilgeräte, TV und soziale Medien hinweg zu schaffen“, sagt Marcos Rodrigues, Interactive Design Director bei PORTO ROCHA. „Es ging darum, jede Möglichkeit und jedes Format auf Herz und Nieren zu prüfen.“ Die Arbeit mit Figma spielte eine bedeutende Rolle dafür, dass Designs auf jeder Oberfläche übersetzt wurden – insbesondere, wenn es darum ging, Video, Motion Graphics und Live-Inhalte zu integrieren. Um dem VEEPS-Team bei der Anpassung der Identität nach der Übergabe zu helfen, erstellten die Designer*innen eine umfangreiche Komponentenbibliothek und nutzten Plugins wie Stark, um sicherzustellen, dass alle Designs die Barrierefreiheitsparameter respektierten.

„Unser Prozess erkundete die Schaffung eines ikonischen, aber zugleich funktionalen Systems, das die Persönlichkeit der Marke und die funktionalen Bedürfnisse ausbalanciert“, sagt Gabriela. „Da der Kunde ein flexibles System benötigte, war unser Ansatz, jedem Markenelement – vom Logo über die Typografie bis hin zur Farbe – Persönlichkeit zu verleihen, damit Künstler*innen und ihre eigenen Markenidentitäten im Mittelpunkt stehen können.“ Seit der Einführung der neuen Identität hat sich das Engagement bei VEEPS mehr als verdreifacht, und ihre soziale Gefolgschaft ist um 50 % gewachsen, was zu VEEPS' Stellung als Branchenführer beiträgt.

Wie sich Design Business Company in den Shop von GitHub integrierte

Stewart Scott-Curran, Judson Collier und Jordan Egstad gründeten Design Business Company (DBCo) mit der Absicht, den Einheitsansatz der vergangenen Agenturarbeit hinter sich zu lassen. Stewart, der einst intern bei Nike, Coca-Cola und CNN arbeitete, erinnert sich, dass er „immer nach einer Beziehung strebte, die sich so anfühlte, als würde die Agentur uns mehr verstehen oder mehr Neugier darüber haben, wer wir waren“.

DBCo versteht, dass je mehr die Kundschaft engagiert und praktisch eingebunden ist, desto stärker und aufregender das Ergebnis ist. Anstatt einen Kunden aufzunehmen und dann Monate später mit einer großen Enthüllung zurückzukehren, hält DBCo die Arbeit transparent und kooperativ. „Wir versuchen, den Effekt ‚Zauberer zieht Kaninchen aus dem Hut‘ zu vermeiden“, sagt Stewart. Von Tag eins teilt DBCo seine Figma-Dateien mit den Kunden und ermutigt sie, Kommentare zu hinterlassen oder Notizen zu hinterlegen, was dem Team hilft, früher Kurskorrekturen vorzunehmen und den Bedarf an formalen Präsentationen zu verringern. „Wir können Ideen schneller teilen und freier zusammenarbeiten, was wiederum den gesamten kreativen Prozess weniger kostbar erscheinen lässt“, sagt Jordan.

Dies ist ein großer Einstellungswandel im Vergleich zu vor ein paar Jahren. „Ich erinnere mich, dass Kolleg*innen sagten: ‚Ich möchte niemals, dass mir jemand über die Schulter schaut, während ich entwerfe. Das macht mir Angst‘,“ sagt Judson. „Jetzt sind wir auf der anderen Seite davon.“

Indem GitHub zum Beispiel in die Datei eingefügt wurde, wurde DBCo. dazu gebracht, bei der Neuerfindung des Onlineshops der Entwicklerplattform groß herauszukommen, was eine neue Website, Merchandise und Verpackungen sowie Produktfotografie umfasste – alles in Figma entworfen. „Was wirklich schön an dem Tool ist, ist, dass man an einem Ort sehen kann, wie sich die Marke auf all diese verschiedenen Oberflächen gleichzeitig ausdehnen und anwenden kann“, sagt Jordan. Um die Herzen der Entwickler*innen zu gewinnen, hat DBCo. kreative Website-Interaktionen entworfen, wie z.B. Textanimationen, die den Anschein erwecken, als ob sie Programmzeilen wären, und Promotionscodes, die sich scheinbar selbst entschlüsseln. Das Prototypen-Erstellen in Figma half, diese Elemente realistisch darzustellen – und andere Experimente zum Leben zu erwecken, die normalerweise erhebliche Entwicklerressourcen erfordern würden, wie zum Beispiel ein Easter Egg, das den Konami-Code verwendet, um Fotos in ASCII-Bilder zu verwandeln.

Während der Workflow je nach Kunde und Projekt variiert, gibt es eine Konstante in allen Projekten von DBCo: Das Team beginnt mit Construct, einem internen Designsystem, das mit Figma-Variablen erstellt wurde. Das grundlegende System verfügt über vier verschiedene Collections, die Dateien automatisch mit den richtigen Werten befüllen können, was eineinhalb Tage Arbeit auf nur 30 Minuten reduziert. „Wir können die ganze Routinearbeit beschleunigen“, sagt Jordan. „Es hat eine Weile gedauert, bis wir den richtigen Punkt zwischen einem hilfreichen System und zu vielen Einschränkungen gefunden haben, aber wir haben eine gute Balance gefunden.“

Wie ChaChaanTeng! flexible Module für Eastern Margins gebaut hat

Wie bei anderen Agenturen hat das in London ansässige Studio ChaChaanTeng! seit seiner Gründung vor vier Jahren viele Veränderungen erlebt. Nicht nur hat der Umzug zu Figma dem Team ermöglicht, Kunden durch Designs in der Datei anstelle von formellen Präsentationen zu führen, sondern es hat auch geholfen, den Arbeitsprozess zu „gamifizieren“, sagt Gründer Wei Prior, durch tatsächliche Spiele, lustige Hintergründe auf der Arbeitsfläche und Zeichnungen. Da jedes Mitglied des kleinen Studios sehen kann, woran die anderen arbeiten, können sie schneller Erzählungen für Projekte erstellen. „Wir arbeiten so kollaborativ“, sagt Wei. „Als Plattform ermöglicht uns Figma, mit Leichtigkeit an einer großen Auswahl an Projekten zu arbeiten und ist grundlegend für unser Wachstum.“

Die Plattform hat ChaChaanTeng geholfen! mehr Kunden zu gewinnen – darunter auch internationale wie Eastern Margins, ein britisches Plattenlabel, das alternative Künstler*innen in Asien fördert. Vor zwei Jahren begannen sie, an einer neuen Markenidentität zu arbeiten: ein aufsehenerregender Mix aus Neonfarben, Symbolen, Illustrationen und Videos, der insgesamt über 100 Ebenen umfasst. Wei nennt die Arbeit „einen modularen Ansatz zum Wahnsinn“, der auf die Dichte und Kakophonie anspielt und diese steigert, wie sie in Megastädten wie Hongkong, Tokio und Manila, wo die Künstler*innen von Eastern Margins ansässig sind, zu finden ist.

Als Wei diese Konzepte dem Gründer von Eastern Margins, David Zhou, präsentierte, zeigte er, wie er die Ebenen Ebene für Ebene aufbaute. David fand dies so faszinierend, dass die Teams beschlossen, Bewegung in die Identität zu integrieren, um die dynamische Natur des Systems hervorzuheben. „Wir mögen Dinge, die unerwartet sind, wenn Dinge verzerrt werden und wenn wir Mutationen erzeugen“, sagt David. „Weil wir in Figma arbeiten, treten diese glücklichen Zufälle oder unerwarteten Dinge viel natürlicher auf.“

Aufgrund der Natur der Musikindustrie liefert ChaChaanTeng! oftmals Dateien, die zu 95 % fertig sind, was den Designer*innen bei Eastern Margins ermöglicht, z.B. die Reihenfolge und Größe der Künstlernamen auf einem Poster fein abzustimmen. „Das ist die Art von Sache, für die Manager*innen und Agent*innen gefeuert werden, wenn sie es falsch machen“, sagt David. Diese Variablen können sich nur wenige Stunden vor einem geplanten Event ändern, also muss Eastern Margins in der Lage sein, Designs in letzter Minute anzupassen, ohne auf eine Agentur in einer anderen Zeitzone angewiesen zu sein. „Figma macht es jemandem leicht, der kein Grafikdesigner ist, aber ein rudimentäres Verständnis von Design hat, die Schriftartgröße oder Reihenfolge zu ändern, und das hat uns erhebliche Kopfschmerzen erspart“, sagt David.

Wie Designer Kevin Twohy die Eltern-App von Good Inside weiterentwickelte

Kevin Twohy, Gründer und Inhaber bei Twohy Design Works, strukturiert seine Arbeit so, dass er so flexibel wie möglich bleiben kann. Abhängig vom Kunden und Projekt erfolgt seine Einbindung manchmal in ein Team, wobei er mehr wie ein Mitarbeiter agiert oder wie ein kleines Studio fungiert und bei Bedarf Spezialist*innen einstellt. „Wir befinden uns in dieser Ära des Superindividuums“, sagt Kevin. „Mit neuer Technologie besteht die Möglichkeit, dass eine Person die kreative Leitung für ein größeres Arbeitsspektrum übernimmt.“ Das passt auch zu Kevins Arbeitsweise – also Eins-zu-eins-Beziehungen mit seinen Kunden aufzubauen, nahe am eigentlichen Werk zu bleiben und dem zu folgen, was kreativ interessant ist.

In den letzten zwei Jahren hat Kevin mit Good Inside zusammengearbeitet, einer Onlineressource für Eltern, die von der klinischen Psychologin Dr. Becky Kennedy gegründet wurde. Aus frühen Diskussionen und Untersuchungen war klar, dass übergeordnete Elemente in stressigen Momenten sofortige Hilfe benötigten, was Kevin und das Team dazu veranlasste, sich auf eine personalisierte Coaching-App zu konzentrieren, die übergeordnete Elemente hilft, ihre Kinder durch Wutanfälle, Bettzeitwiderstände und mehr zu führen.

Die Design-Herausforderung bestand „nicht nur darin, die Benutzeroberfläche oder den Inhalt zu gestalten“, erklärt Kevin, „sondern auch die Karte zu erstellen, die den Bogen dessen zeigt, was ein übergeordnetes Element durchmacht, und die damit verbundenen Abos.“ Die richtige Abfolge und Dichte für Skripte und übergeordnete Elemente-Anweisungen – die Text, Audio, Video und Bilder beinhalten – war entscheidend. Kevin und das Good Inside-Team nutzten FigJam, um zu erarbeiten, was ein Elternteil wissen müsste, und Figma, um diesen Inhalt in Low-Fidelity-Wireframes zu organisieren und später hochqualitative Prototypen für Benutzer*innen-Tests zu erstellen. Dies führte zu engen Iterationszyklen, die ihnen ermöglichten, den Inhalt, die Container und die Benutzeroberfläche schnell zu verfeinern.

Die Perfektionierung der Informationsarchitektur war für Good Inside entscheidend, um eine langfristige Beziehung zu seinen App-Abonnent*innen aufzubauen. „Man kann nicht einfach etwas machen, das eine Woche oder 30 Tage in einem Benutzer*innen-Test funktioniert“, sagt Kevin. „Es ist nicht genug, wenn Benutzer*innen sagen: ,Oh, es ist großartig. Es gibt mir das Gefühl X.‘ Man muss es wirklich testen.“ Beta-Versionen dauerten einen Monat oder länger und informierten mehrere Iterationen basierend auf dem, was das Team gelernt hatte – zum Beispiel hat die App ein leichtes Onboarding-Erlebnis, um Eltern in hitzigen Momenten nicht mit irrelevanten Informationen zu belasten. Dies hat der Good Inside-App geholfen, eine 4,9-Sterne-Bewertung zu verdienen.

„Die Eltern – die Kundschaft – sind echte Menschen in der realen Welt und sie brauchen Hilfe bei einem Problem“, sagt Kevin. „Sie sind nicht aufgewacht und haben gesagt: ‚Ich möchte eine App.‘ Es geht darum, die richtigen Dinge zur Verfügung zu haben, die wirklich helfen, und sie auf die richtige Weise zu liefern.“

Agenturen und Freelancer*innen benötigen agile Werkzeuge, die die richtigen Akteure in ein Projekt einbringen – manchmal ganz spontan – und enger mit den Kunden zusammenarbeiten. Kleinere Agenturen wagen größere Sprünge, indem sie auf mehreren Oberflächen gestalten – von Websites über Apps bis hin zu Druckmaterialien und physischen Produkten – alles im Rahmen eines einzigen Projekts. In diesem Umfeld hilft Figma Teams, Vertrauen aufzubauen, Ideen zu verfeinern und eng zu kommunizieren, was letztendlich zu außergewöhnlichen Ergebnissen führt. Erfahre mehr darüber, wie Teams Figma nutzen, und nimm Kontakt für eine Demo auf.